電子定款の作成について

定款は、会社を設立するときに作成する必要のある書類のひとつです。

定款には会社の名称や所在地、事業内容のほか、運営上の目的やルールなどを記載し、会社法に準じた内容で作成する義務があります。

株式会社、合同会社、合資会社、一般社団法人などの定款は、公証人役場に提出して、認証を受けることが必要です。一般的な定款認証には費用がかかります。

主な費用は公証人手数料5万円です。もうひとつの大きな費用は株式会社、合同会社、合資会社、合名会社と相互会社の場合は、印紙税4万円が必要です。

印紙税とは経済的取引などに関連して作成された紙文書に対して課される税金です。近年は定款の認証を受ける際にPDF化した電子定款をCD-Rに記録して提出することができます。

この場合は紙文書ではないので、印紙税が非課税となります。このため、印紙代4万円が非課税となります。会社設立時に作成した定款の内容を変更する事もありますが、その際にも認証を受ける必要があります。

この時にも紙文書ではなく電子定款で提出すれば、印紙税が非課税になります。電子定款を作成することで、会社の設立や運営にかかるコストを大幅に削減することができるといえます。

紙文書の定款を提出する際には発起人全員の実印を押印し、印鑑証明を添付する必要があります。電子定款の場合は代表者のサインと印鑑の電子版である電子署名が押印の代わりとなります。

電子署名にはICカードリーダライタの準備が必要です。電子定款の作成は印紙税削減という大きなメリットもありますが、定款作成に加えて電子データの作成業務が増えることや、ICカードライタが必要となることから、紙文書と電子文書のどちらを提出するか、最適な方法を検討することが大切です。

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