電子定款と電子証明書や電子署名について

定款は紙と電子データのいずれかで認証手続き(株式会社の場合)が可能で、電子定款とは定款を電子データで作成したものに、文書の発行者などの証明を行うための電子署名を付与したものです。

最近はパソコンを利用して文書を作成するケースが増えており、従来のように紙で定款を作成するケースも少なくなっています。紙ベースの場合は、ワードなどのソフトウェアを利用して作成し、それを印刷した後に発起人の実印を捺印、印紙を貼り付けて公証役場に持って行く形になります。ワードで作成した定款は原本ではなく、あくまでも実印を捺印したものが原本で、これを原始定款と呼びます。

実印は役所で印鑑登録を行っているもので、捺印されている実印の証明書でもある印鑑証明書を添付する必要があるわけです。この印鑑証明書に当たるものが電子証明書で、電子定款に必要なものとなります。電子署名は実印そのものであり、これを付与することで、電子データの定款を作成した本人などの照明になります。

電子定款の場合は、法務省のオンライン申請システムを利用してデジタルIDを取得、署名を付与したものをオンラインシステムで送信する形になりますので、紙の定款のように公証役場に出掛ける必要はありません。公証役場で認証手続きが完了した後は、電子定款を受け取るために公証役場に出掛ける必要がありますが、紙とは異なりデータを持ち帰るためのメモリースティックやCD-ROMなどを忘れずに持参しましょう。

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