電子定款作成前にやるべきこととは?

電子定款は定款を単に電子データで作成することではなく、作成した電子データの定款に電子署名を利用して電子証明書を付与したものを言います。

ファイル形式はPDFの指定があること、PDFは電子署名や電子証明書を付与できるソフトウェアが必要であること、そして電子証明書をPDFに付与するためのICカードリーダーが必要などの特徴を持ちます。電子定款作成を行う時にやらなければならないのは、定款の作成と電子定款にする前に公証役場で事前にチェックする2つの事項です。定款は、絶対的記載事項・任意的記載事項・相対的記載事項の3つに分かれている、この中でも絶対的記載事項は必ず定めておかなければなりません。

会社法の法律に違反することがないなどが基本になりますが、設立代行を利用している場合には、行政書士による内容確認を依頼ができます。代行業者を利用していない場合でも、公証人に依頼をすることで内容チェックを認証前に行うことが可能です。一度電子署名を付与してしまうと、認証が下りない時には再び作成し直さなければならなくなるので、定款の作成を行った後は公証役場や法務局などを利用して内容確認をお願いしましょう。

ちなみに、内容確認の依頼をする時にはワードもしくはPDFのいずれかでも構いませんし、ファックスで送信する場合には一度紙出力を行って送信する形になります。PDFに変換するためのツールはAcrobatを利用するのが最適で、AdobeのAcrobatを用意しておけば電子定款認証の申請を行う時にもそのまま利用できます。

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